Nessuna scadenza dimenticata. Nessuna pratica lasciata a metà.
Schoolendar è il calendario operativo della segreteria: legge circolari e note, trasforma ogni adempimento in una scadenza assegnata al ruolo giusto, avvisa chi deve agire prima che sia tardi e la chiude solo quando c'è la prova che è stata fatta.
Dalla rincorsa delle scadenze al controllo dell'intera segreteria.
Un unico strumento, pensato sull'ordinamento scolastico italiano, che unisce calendario, responsabilità, avvisi e documentazione di ogni adempimento.
Senza Schoolendar
- Circolari e note da leggere, interpretare e ricopiare a mano
- Scadenze sparse tra agende, fogli Excel, email e post-it
- «Chi se ne sta occupando?» scoperto a ridosso del termine
- Dati da raccogliere inseguendo colleghi e famiglie
- Nessuna traccia di cosa è stato fatto, da chi e con quale prova
Con Schoolendar
- Le scadenze escono dai documenti e arrivano in calendario già compilate
- Un solo calendario condiviso, filtrabile per progetto, ufficio, ruolo e persona
- Ogni adempimento ha un responsabile, e l'escalation scatta da sola
- Moduli di raccolta dati con solleciti automatici ed export in Excel
- Storico completo con le prove allegate, pronto per verifiche e revisori
Cosa ottieni, e come Schoolendar te lo garantisce.
Le scadenze entrano in calendario da sole.
Basta depositare circolari, note ministeriali e bandi in una cartella. L'intelligenza artificiale legge il documento, individua date, adempimenti, ruoli coinvolti e prova richiesta, e propone le scadenze già compilate, con il passaggio di origine evidenziato. Tu controlli e confermi con un clic.
- Funziona anche con documenti scansionati
- Conferma tutte le voci insieme o una per una
- Spesa per l'AI sotto controllo: budget mensile in euro deciso da voi
Ti accorgi dei ritardi prima che diventino problemi.
Schoolendar conta i giorni lavorativi reali, con festività, Pasqua e chiusure dell'istituto, e fa scattare l'escalation a 7, 3 e 1 giorno dal termine, coinvolgendo progressivamente chi deve agire, il responsabile dell'ufficio e la dirigenza. Blocchi e richieste di proroga arrivano nel cruscotto come «Decisioni richieste», da approvare o respingere al volo.
- Stati chiari: presa in carico, in attesa di…, bloccata
- Riepilogo giornaliero su misura per DS, DSGA, assistenti e docenti
- Ogni proroga motivata, decisa e tracciata
Il personale agisce in un clic, anche dal telefono.
Email e SMS non sono semplici promemoria: contengono i pulsanti per prendere in carico, mettere in attesa o segnalare un impedimento. Ogni link è personale, firmato e a scadenza: niente password da ricordare, nessuna app da installare. Lo stesso meccanismo raggiunge genitori ed esterni per le raccolte dati, senza bisogno di un account.
- Link attivi anche negli SMS, da subito
- Ogni azione registrata: chi, cosa, quando
- Pagine leggibili su qualsiasi smartphone
«Fatto» significa davvero fatto.
Per ogni scadenza si stabilisce quale prova serve per chiuderla: verbale firmato, numero di protocollo, ricevuta, link, conferma di un ruolo come l'RSPP. Finché la prova manca la pratica resta aperta, e il pulsante «Cosa manca per chiudere?» lo dice a tutti con chiarezza.
- Prove predefinite per categoria di adempimento
- L'AI suggerisce la prova già leggendo la circolare
- Chiusura forzata solo con motivazione, che resta agli atti
Un intero procedimento pianificato in un minuto.
Modelli pronti, costruiti sull'ordinamento scolastico: scegli il procedimento, indica la data di riferimento e Schoolendar genera il progetto con tutte le fasi, le scadenze calcolate in giorni lavorativi, i ruoli assegnati, le prove richieste e le raccolte dati. L'istituto può adattarli e crearne di propri.
Il quadro completo, quando serve e come serve.
Cruscotto personale, calendario per mese, settimana, agenda e Gantt, progetti con colori propri e filtri per ruolo, ufficio e persona. Report pronti su scadenziario, carico di lavoro, ritardi e tempi di presa in carico; stampa PDF del calendario ed esportazione verso Outlook, Google Calendar ed Excel.
- Viste salvate per ogni esigenza
- Feed iCal sempre aggiornato sul calendario personale
E in più, tutto quello che una segreteria si aspetta.
Ogni adempimento ha sempre un responsabile.
Assegnazioni per ruolo dell'ordinamento (DS, DSGA, assistenti amministrativi, coordinatori, RSPP…) e per persona, con organigramma e uffici. Cambia il personale, la responsabilità resta.
Basta rincorrere colleghi e famiglie per i dati.
Richieste dati strutturate (tabelle, sì/no, scelte, file) inviate a ruoli, classi o persone, con solleciti automatici, risposte versionate ed esportazione in Excel o CSV.
Costi dell'intelligenza artificiale prevedibili.
Modello essenziale ed economico, budget mensile in euro fissato dall'istituto, consumi monitorati in tempo reale: nessuna sorpresa a fine mese.
Dati al sicuro e sotto il vostro controllo.
Server dedicato, accessi per ruolo e permesso, registro di ogni operazione, documenti trattati come copie di lavoro eliminabili, esportazione e anonimizzazione dei dati personali.
Operativi da subito.
Importazione di personale, organigramma e rubrica da CSV o Excel, manuale utente completo, nessun software da installare sui computer della segreteria: basta il browser.
Tutta la storia, sempre consultabile.
Storico di ogni scadenza, chi ha fatto cosa e quando, con le prove allegate: pronto per verifiche, revisori dei conti e passaggi di consegne.
Dalla circolare alla pratica chiusa, in quattro passaggi.
Il lavoro ripetitivo lo fa Schoolendar. Alle persone restano le decisioni.
Arriva il documento
La circolare finisce nella cartella condivisa. Schoolendar la legge e ne estrae gli adempimenti.
Confermi la proposta
Scadenze, ruoli e prove richieste sono già compilati. Verifichi e confermi.
Il personale agisce
Avvisi, escalation e pulsanti d'azione via email e SMS portano ciascuno a fare la sua parte.
Tutto resta agli atti
La pratica si chiude con la prova allegata. Cruscotto e report mostrano dove siete.
Due ruoli, un solo strumento.
Visione d'insieme e decisioni, non rincorse.
- Lo stato di ogni adempimento dell'istituto, a colpo d'occhio
- Coinvolto solo quando serve una decisione: blocchi e proroghe
- Responsabilità documentate e prove pronte per ogni verifica
Un ufficio organizzato, senza fogli Excel.
- Carichi di lavoro per persona e ufficio sempre visibili
- Procedimenti ricorrenti pianificati da modello, ogni anno
- Raccolte dati e solleciti che non richiedono più telefonate
Porta la tua segreteria dalla rincorsa al controllo.
Ti mostriamo Schoolendar al lavoro sugli adempimenti reali della tua scuola.